Formato Kardex en Excel

Descarga de forma rápida y sencilla la el ejemplo de Kardex en Excel gratis y comienza a registrar y almacenar los productos de forma correcta para la gestión de tu almacén.

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El control de los inventarios nos sirve para la toma de decisiones y para dictaminar si nuestro negocio está siendo rentable realmente, es una herramienta de sistematización que hace posible optimizar el proceso de administración para todo rubro.

¿Para qué sirve un modelo de Kardex?

Un formato de Kardex es un registro estructurado para obtener la información detallada, la cuantificación de altos volúmenes de mercancías que tiene una compañía en un determinado periodo, dentro de este podemos encontrar la entrada, salida y existencias de mercancías o mercaderías que se pueden dar por compra a proveedores o devoluciones de consumidores o clientes.

Diferencia entre Kardex e inventario

Un inventario se refiere a todos los bienes tangibles, materia prima y productos que pertenecen a una empresa; los cuales son usados para diferentes fines; por ejemplo, para consumo o aprovechamiento propio de los trabajadores, para alquilar o rentar a terceros, fabricar productos, brindar servicios o vender, mientras que el Kardex hace referencia al sistema de gestión de datos que se encarga de controlar cada elemento que entra y sale del inventario de una empresa: bienes tangibles, materia prima y productos. El creador de este formato es Grupo Kardex; cuyo fundador, James H. Rand, fue pionero al crear su sistema de tarjetas índice, útiles para agilizar el registro y almacenamiento de los datos de productos.

Existen 3 modelos de Kardex que son los más usados por las empresas y que conserva el mismo formato base:

1. Método ueps (ultimas entradas-primeras salidas)

Una de las técnicas de valoración; consiste en cuando se determina las ultimas existencias en llegar son las primeras en salir es para artículos que no tengan fecha de caducidad o que se degrade considerablemente con el tiempo, obteniendo:

Mantenimientos bajos
Menores impuestos
Mejores utilidades

No está permitida en todos los países, también conocida como LIFO.

2. Método peps (primera entrada-primeras salidas)

Este método radica en que los productos más antiguos son los prioritarios para salir del almacén, ideal para productos perecederos como son los alimentos, se hace de esta manera cuando las mercancías adquiridas son vendidas primero evitando que el producto pierda calidad por tiempo o tambein para amortiguar la inflación de una economía, también llamada FIFO

3. Método promedio ponderado

Es el último método donde se determina el costo medio de la producción de una mercancía, buscando la actualización de los precios cada compra, básicamente se divide el valor total del inventario entre su cantidad existente.

Tarjeta de Kardex

Es un documento extra contable interno que sirve para controlar con mayor precisión los inventarios, con esta controlamos su costo, ventas y adquisiciones tanto como sus unidades, para mantener este control se debe especificar que es exclusivo para esa línea, si vendemos dos tipos de productos ambos deben tener sus propias tarjetas de Kardex individuales.

Estructura del Kardex de inventario

Para desarrollar un Kardex es requerido incluir una serie de datos para el eficiente seguimiento de las entradas y salidas de productos. Por lo cual este documento de formato de kardex en Excel debe contener:

Folio. Esto se refiere al número que identifica el documento de cierto producto, el cual sirve para realizar consultas de manera rápida.

Producto. Es el nombre y las especificaciones del artículo que permiten identificarlo de entre las otras mercancías del inventario.

Fecha. Indica el día, mes y año exacto en el que se realizó un movimiento de entrada o salida del inventario.

Detalle. Señala qué tipo de movimiento se está realizando en el inventario, ya sea una compra de productos (entrada) o una venta de productos (salida).

Entrada. En este apartado se anotan generalmente los productos que se compran y, en menor medida, se registran las devoluciones de productos.

Salida. Aquí es donde se registran los productos que se venden en la mayoría de los casos, y también los que se extravían o resultan defectuosos.

Saldos. Lista los resultados que surgen de cada movimiento en el inventario. Es decir, de acuerdo con la existencia de productos suma las entradas y resta las salidas.

A continuación puedes descargar las plantillas de kardex en Excel gratis.

Cómo hacer un Kardex de inventario en Excel

1. Descarga el archivo de nuestro formato para tu Kardex de inventario, para mostrar cómo funciona el Kardex de inventario

2. Llena los datos correspondientes, después anota los datos del apartado superior, tales como Folio, Producto, Referencia, Ubicación y Método. Antes de comenzar a registrar los movimientos de entrada y salida, es necesario especificar las existencias actuales de mercancía: se indica la fecha, en Detalles se pone Inventario inicial.

3. Registra la entrada de mercancía, se coloca en la tabla como compra y los datos se ubican en la parte de entrada.

4. Calcula el saldo de entrada, para que esta entrada se vea reflejada en el inventario se requiere sacar los saldos.

5. Registra la salida de mercancía, en este punto es donde los diferentes tipos de Kardex se toman en consideración.

6. Obtén el saldo de salida

Así es como funciona nuestro Kardex de inventario, donde las entradas y/o compras se suman y las salidas o ventas se restan. De esta forma se conoce la existencia real actual de mercancía en una empresa para su correcta administración, organización y abastecimiento, por ello es una de las mejores herramientas para cualquier negocio. Sobre todo cuando hablamos de una contabilidad básica.